Toertocht organiseren

Onze recreatieve clubs van Cycling Vlaanderen organiseren hun eigen fietstochten, voor weg en/of mountainbike en/of gravel. Wat houdt zo'n organisatie in?

Organiseer je een toertocht? Vraag tijdig je toertocht aan via het clubportaal van Cycling Vlaanderen. Zo kunnen we jouw toertocht zo goed mogelijk opnemen in de jaarkalender en bijvoorbeeld daarbij zo maximaal mogelijk rekening houden met de planning van andere toertochten.

Belangrijk hierbij is dat jouw feitelijke vereniging of vzw aangesloten is bij Cycling Vlaanderen als recreatieve club. Hoe je dit gratis doet vind je hier. Vanaf er 2 personen een clublidmaatschap hebben bij Cycling Vlaanderen, kan je een toertocht aanvragen!

Nieuw sinds 2025 is dat de aanvraag op het Cycling Vlaanderen-clubportaal niet meer verplicht in twee fases gebeurt. Voortaan vul je al jouw toertochtgegevens meteen in. Vooraleer je verder gaat, check zeker of je recreaclub nog geldig is. D.w.z. minstens twee leden met een recreatief lidmaatschap bij Cycling Vlaanderen.

Zijn de precieze afstanden nog niet gekend? Sla deze stap dan over en voeg ze later toe. Ook de wijziging van je tochtgegevens doe je voortaan zelf, via het clubportaal. Datum of tochtnaam wijzigen? Start een nieuwe aanvraag.

Voor een gunstigere integratie in onze toertochtenkalender, dien je de gegevens van je toertocht in bij voorkeur voor 1 oktober.

Hierbij deel je:

• Basisgegevens: datum, naam tocht en type tocht
• Ritten: afstanden, leeftijdsgroep, inschrijvingstijdstippen, vrije info, deelnameprijs
• Contactpersoon: gegevens van het aanspreekpunt voor de tocht
• Startplaats/inschrijvingslokaal: waar/wanneer moet men zich melden om in te schrijven en te starten?

Nadat je de aanvraag hebt ingediend, beoordeelt de provinciale kalendercommissie je aanvraag. Ze bekijkt of er bijvoorbeeld geen twee toertochten te dicht bij mekaar georganiseerd worden. Hierop krijg je normaliter voor 1 november feedback. Bij goedkeuring van de provinciale medewerker ontvang je een automatische e-mail.

Via de automatische mail krijg je de uitnodiging om de eventuele ontbrekende details van je toertocht door te geven of je gegevens aan te passen. Hiervoor gaat een clubbestuurder naar het clubportaal. Onder ‘Toertochten’ in het tabblad ‘Toertochtaanvragen’ kan je nu je goedgekeurde tocht vinden en aanpassen.

Net zoals organisatoren van veldtoertochten kunnen organisatoren van toertochten op de weg vanaf 2022 gebruik maken van de e-tool van Sport Vlaanderen om de verschillende goedkeuringen aan te vragen.

• Organisatoren van een veldtoertocht (VTT) zijn intussen heel vertrouwd met het systeem om goedkeuringen te verkrijgen bij steden en gemeenten en bij Agentschap Natuur & Bos. We kunnen deze werkwijze nu ook voorstellen aan de organisatoren van toertochten op de weg. Dit betekent een mooie vereenvoudiging van de administratieve last voor jou als organisator.

• Door het aanvraagformulier eenmalig in de e-tool VTT-CT op te maken worden automatisch alle betrokken lokale besturen en de Vlaamse agentschappen Natuur en Bos (ANB) en Wegen en Verkeer (AWV) op de hoogte gebracht om de aanvraag te beoordelen.

De handleiding die je hier kan downloaden kan je helpen bij het invullen van de verschillende schermen in de e-tool.

Jouw toertocht als Cycling Vlaanderen Classic?
Cycling Vlaanderen Classics, dat zijn toertochten van hoge kwaliteit. Bovendien biedt Cycling Vlaanderen je heel wat extra's aan als je jouw toertocht het Classics-label wil laten dragen.

Interesse? Stel je tocht voor door je kandidatuur te mailen naar:

• Antwerpen: Danny Pieters (pietersd@hotmail.com)
• Limburg: Luc Veestraeten (luc.veestraeten@telenet.be)
• Oost-Vlaanderen: Chris Van De Maele (christiaan.v.d.maele@telenet.be)
• Vlaams-Brabant: Eddy Bronckaers (eddy.bronckaers@gmail.com)
• West-Vlaanderen: Björn Leenknegt (bjorn.leenknegt@cycling.vlaanderen)

Reglement Cycling Vlaanderen Classics

Lees hier aan welke voorwaarden jouw tocht moet voldoen!